WOUDENBERG De gemeente Woudenberg heeft duidelijke afspraken gemaakt over de opslag van mails van ambtenaren en bestuurders. Dat blijkt uit een memo van het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad over dit onderwerp.
De bal kwam aan het rollen toen er vragen gesteld werden over de rol van de gemeente in de overgang van papierinzameling door vrijwilligers naar professionals door de ROVA.
Men wilde graag achterhalen wat de rol van de gemeente in dat proces geweest was. Daarvoor moesten ambtenaren echter in de mailbox van Pieter de Kruif, oud-wethouder, kijken. Dat bleek niet mogelijk.
Dat was in dit geval een probleem. Een groter probleem zou kunnen worden dat mensen een beroep doen op de wet openbaarheid van bestuur. Dan moet de gemeente openheid van zaken geven. Dan moeten ze wel bij de mails van vertrokken ambtenaren en bestuurders kunnen. Anders kan Woudenberg niet aan haar wettelijke taak voldoen.
Naar aanleiding van dit probleem heeft burgemeester Magda Jansen zich in de materie verdiept.
Zij schrijft aan de gemeenteraad: ‘Naar aanleiding van het in de commissievergadering van 7 november 2023 gedeelde feitenrelaas rondom de papierinzameling is de vraag gesteld over het beleid met betrekking tot bewaartermijnen van e-mailboxen van medewerkers.’
‘Het huidige beleid met betrekking tot e-mailboxen is dat deze bij uitdiensttreding van een medewerker nog drie maanden bewaard worden en de medewerker zelf verantwoordelijk is voor een deugdelijke archivering,’ aldus Jansen. ‘Binnen deze tijd kan een mailbox nog worden teruggehaald of indien gewenst overgezet naar de medewerker die de functie overneemt.’ ‘Hiernaast kan de mailbox via een back-up tot een jaar na uitdiensttreding ook nog teruggehaald worden.
Deze werkwijze kost wat meer inspanning. Aangezien het niet wenselijk is dat de mailbox van bepaalde functies zonder expliciete opdracht vernietigd worden, is per 2024 afgesproken dat: “Accounts van leden van de directie, het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad of een raadscommissie vallen niet onder de werking van genoemde regeling. Deze accounts worden niet verwijderd of toegankelijk gemaakt door de Servicedesk I&A, dan nadat de informatiemanager hiervoor de uitdrukkelijke opdracht van de directie dan wel het college heeft verkregen.”’
Jhony Stalman, fractievoorzitter van de VVD, had nog tips voor Jansen over computerprogramma’s, die het simpeler maken mails op te slaan. Daar was de burgemeester zeer in geïnteresseerd.
0 reacties